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وصف الوظيفة
ManpowerGroup, leader mondial du recrutement et des solutions de gestion des talents, recherche un(e) Assistant(e) de Direction / Secrétaire Exécutif(ve) pour rejoindre son équipe dynamique à Singapour. Vous serez le bras droit du Vice‑Président (VP) et de son équipe, garantissant un soutien administratif de haut niveau afin de permettre à la direction de se concentrer sur les priorités stratégiques de l’entreprise.
**Missions principales**
- Gestion proactive de l’agenda du VP et de son équipe : planification, organisation de réunions, coordination des déplacements internes et externes.
- Réservations de voyages (billets d’avion, hôtels, transports) incluant le suivi fiscal et la conformité aux politiques internes.
- Rédaction et suivi des rapports de dépenses, traitement des demandes de remboursement et contrôle budgétaire du département.
- Coordination quotidienne des e‑mails et des tâches, filtrage des priorités et suivi des actions en cours.
- Prise de notes lors des réunions, rédaction de comptes‑rendus clairs et diffusion des actions de suivi aux parties prenantes.
- Conception de présentations PowerPoint de haute qualité pour des réunions internes, externes et des présentations au niveau C‑suite, en veillant à la cohérence visuelle et au respect du branding.
- Production de rapports départementaux, graphiques et tableaux d’analyse pour soutenir les revues d’affaires et la prise de décision.
- Gestion des dossiers, du système de classement électronique et physique, ainsi que de la correspondance officielle du département.
- Mise à jour des listes de contacts, des groupes de diffusion e‑mail et des outils de suivi de tâches pour l’équipe locale.
- Coordination des processus d’onboarding : configuration des ordinateurs portables, demandes de téléphones mobiles, cartes AMEX et autres équipements nécessaires.
- Organisation d’événements internes (conférences, team‑building, dîners) en collaboration avec les parties prenantes internes et externes.
- Exécution de toute autre tâche administrative assignée, avec un haut degré de confidentialité et de professionnalisme.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou secrétaire exécutif, idéalement dans un environnement multinational.
- Maîtrise avancée des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des solutions de gestion de documents.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Sens aigu du service, excellente communication écrite et orale en anglais ; la maîtrise du français est un atout.
- Rigueur dans le suivi budgétaire, capacité à identifier et signaler les écarts financiers.
- Discrétion, intégrité et respect de la confidentialité des informations sensibles.
- Esprit d’initiative, autonomie et capacité à anticiper les besoins de la direction.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une entreprise reconnue mondialement.
- Des opportunités de développement professionnel et de formation continue.
- Un package salarial compétitif et des avantages sociaux attractifs.
- Une équipe collaborative où l’innovation et l’excellence sont valorisées.
Rejoignez ManpowerGroup et contribuez activement à la réussite de nos leaders tout en développant votre carrière dans un cadre international dynamique.
