Teamassistenz (m/w/d) Technischer Innendienst

Über die Position

Als Teamassistenz im Technischen Innendienst unterstützen Sie den Einkauf und die Fachabteilungen unseres Bauunternehmens bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie arbeiten eng mit den Kolleg*innen aus dem Einkauf, der Projektabwicklung und dem technischen Service zusammen.

Hauptaufgaben

• Bearbeitung und Koordination des zentralen E‑Mail‑Postfachs des Einkaufs.
• Unterstützung bei Zuarbeiten für den Einkauf und die Abteilungen des Technischen Innendienstes.
• Erstellung, Nachbearbeitung und Ablage von Aufträgen, Nachträgen und zugehörigen Dokumenten im DMS.
• Erfassung von Angeboten, Erstellung von Preisspiegeln in RIB iTWO und Nutzung von iTWO Tender.
• Vorbereitung von Verhandlungsprotokollen, digitale Aufbereitung und Versand an Nachunternehmer.
• Pflege von Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen und Geschäftspartnerkontakten.
• Eigenständige Bearbeitung kleinerer Beschaffungsvorgänge inkl. Angebotseinholung und Preisvergleich.
• Unterstützung der Angebotsleitung durch Assistenz‑ und Organisationsaufgaben.
• Formatierung und Pflege von Vorlagen sowie Prüfung von Dokumenten auf Rechtschreibung und Grammatik.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise.
• Gutes Organisationsvermögen und Fähigkeit, bei wechselnden Prioritäten den Überblick zu behalten.
• Ausgeprägte Teamfähigkeit.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse der MS‑Office‑Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS).
• Erfahrung mit Ausschreibungs‑ und Vergabeplattformen, idealerweise iTWO Tender.
• Kenntnisse in RIB iTWO für die Erstellung von Preisspiegeln.

Was wir bieten

• Positives Betriebsklima mit kollegialer Arbeitsatmosphäre und offener Kommunikation.
• Überdurchschnittliche, leistungsgerechte Vergütung sowie vermögenswirksame Leistungen und Gesundheitskarte.
• Regelmäßige Sommer‑ und Weihnachtsfeiern sowie ein gemeinsames Wochenende außerhalb von Berlin.
• Vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten.